Η Αρχή διοργανώνει σύντομα ενημερωτικά σεμινάρια για τους εμπειρογνώμονες που ενδιαφέρονται να συμμετάσχουν σε Επιτροπή Εξωτερικής Αξιολόγησης και Πιστοποίησης (ΕΕΑΠ). Με βάση την ανατροφοδότηση και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από την εμπειρία της αξιολόγησης των ΑΕΙ, τα σεμινάρια προσφέρουν στους εμπειρογνώμονες καθοδήγηση καθώς και τις απαραίτητες διευκρινίσεις σχετικά με τα Πρότυπα για την Πιστοποίηση της Ποιότητας της Αρχής, τις Αρχές και Κατευθυντήριες Οδηγίες του ΕΧΑΕ (ESG) και τη διαδικασία της πιστοποίησης. Επιπλέον, στη διάρκεια των σεμιναρίων, οι εμπειρογνώμονες ενημερώνονται για τις προσδοκίες που έχει η Αρχή τόσο για την Έκθεση Πιστοποίησης όσο και για τις παρατηρήσεις που υποβάλλονται από την Επιτροπή μετά την ολοκλήρωση της επιθεώρησης.
Μόνον οι εμπειρογνώμονες που έχουν παρακολουθήσει το σύντομο ενημερωτικό σεμινάριο, μπορούν να συμμετάσχουν σε Επιτροπή Αξιολόγησης και Πιστοποίησης. Ωστόσο, η παρακολούθηση του σεμιναρίου δεν εξασφαλίζει αυτόματα και τη συμμετοχή του εμπειρογνώμονα σε Επιτροπή, καθώς η συγκρότηση της Επιτροπής γίνεται με βάση τις ανάγκες της εκάστοτε πιστοποίησης (προφίλ εμπειρογνώμονα, εθνικότητα, γλωσσικές ικανότητες, φύλο, εμπειρία κ.λπ.).
Ενημέρωση εμπειρογνωμόνων
Επίσης, η Αρχή οργανώνει μια προπαρασκευαστική ενημέρωση, με τον Προέδρο και τα μέλη της Επιτροπής, για να συζητήσουν όλη τη διαδικασία της πιστοποίησης του ΕΣΔΠ/ΠΣ. Ειδικότερα, τα θέματα της ενημερωτικής αυτής συνάντησης είναι τα εξής:
- σκοπός της επιθεώρησης
- ρόλοι και αρμοδιότητες των μελών της Επιτροπής
- πληροφόρηση για το ισχύον νομικό πλαίσιο των ελληνικών ΑΕΙ
- χρήση και κατανόηση του Προτύπου για την Πιστοποίηση της Ποιότητας του ΕΣΔΠ/ΠΣ
- σχέση μεταξύ αποδεικτικών στοιχείων και πληροφοριών, ανάλυση και συμπεράσματα της Πρότασης Πιστοποίησης του ΕΣΔΠ/ΠΣ
- χρονοδιάγραμμα και οργάνωση της επιτόπιας επίσκεψης
- σύνταξη του Σχεδίου της Έκθεσης Πιστοποίησης
- υποβολή της τελικής Έκθεσης Πιστοποίησης και διαδικασία λήψης της απόφασης πιστοποίησης
Η παραπάνω ενημέρωση είναι υποχρεωτική και κάθε μέλος της ΕΕΑΠ πρέπει να την έχει παρακολουθήσει. Πραγματοποιείται πριν από την επιτόπια επίσκεψη και έχει συνολική διάρκεια 60 - 90 λεπτά. Επίσης, δίνει την ευκαιρία στα μέλη της Επιτροπής να γνωριστούν μεταξύ τους, πριν την πραγματοποίηση της επιτόπιας επίσκεψης.
Εκτός από την προπαρασκευαστική ενημέρωση, τα μέλη της Επιτροπής αναμένεται να βρίσκονται σε συχνή επαφή τόσο μεταξύ τους όσο και με το Συντονιστή της Αρχής ανάλογα με τις ανάγκες της διαδικασίας.
